1- Adiantamentos concedidos
Existem vários tipos de adiantamentos sendo os principais os adiantamentos concedidos a funcionários para viagens e estadias e até adiantamentos a fornecedores. Adiantamentos são ou deveriam ser contas transitórias e como tal devem ser liquidados.
As empresas devem ter regras rígidas de prestação de contas dos adiantamentos. Em casos extremos adiantamentos de viagem sem prestação de contas chegam a ser descontados do pagamento dos funcionários.
- Fazer um pente fino em todas as pendências de adiantamentos.
- Todos que recebem adiantamentos devem prestar conta com agilidade. As empresas precisam definir procedimentos e cuidar para que sejam cumpridos.
- Pendências antigas e falta de reconciliações não são aceitáveis.
- Adiantamentos que passam de um ano para outro devem ser circularizados, que significa confirmar com quem tomou o adiantamento que a pendência de adiantamento está ativa.
2- Contas de Caixa, Bancos e Aplicações.
- Todas as contas devem estar conciliadas e contabilizadas logo em seguida aos meses serem encerrados.
- Evitar entrar na conversa dos Gerentes do Bancos que querem empurrar seguros e investimentos pouco lucrativos e buscar boas alternativas para Investimentos, quando houver sobra de caixa.
- minimizar riscos através de aplicações conservadoras.
- Manter documentação organizada com extratos e outros documentos em pastas físicas ( Uma pasta para cada mês) , ou digitalizar as imagens.
3- Estoques.
Essa conta é uma das maiores fontes de problema.
- Manter estoques conciliados e os valores e quantidades reportados devem ter alto grau de acurácia, que significa que as quantidades e valores registrados no sistema de Controle dos Estoques devem corresponder ao físico.
- Efetuar Inventário Geral ou Rotativo atestando a qualidade dos números reportados.
- Provisões para estoques obsoletos devem ser formadas para itens sem expectativa de uso ou com utilização muito lenta.
- Manter contabilização e controle de Mercadorias em Trânsito para o caso de compras FOB ou ex Works, principalmente para o caso de importação sobretudo provenientes de empresas do mesmo grupo ( Inter company).
- Aplicar a regra para valorização dos estoques que é o custo histórico ou valor de realização do produto, dos dois o menor.
Transcrevo parte do IFRS 2 que estabece os procedimentos para a contabilidade dos estoques
" Como regra geral, os estoques devem ser mensurados ao menor valor entre os custos e o valor realizável liquido.Excluem-se dessa regra os produtos agrícolas,os quais,conforme a IAS 41, devem ser mensurados ao valor justo no momento da colheita menos os custos de venda esperados. Os ganhos ou perdas originados dos ajustes ao valor justo são incluídos no resultado do período e o uso do valor justo é interrompido logo após a colheita. "
4- Contas a Receber
- Atualizar a PDD e reconciliar esse grupo de contas de forma a assegurar reporte correto.
Nas multinacionais e em boa empresas nacionais fazemos um relatório de "aging" que consiste em mostrar o Contas a Receber por idade ou tempo de vencimento.
Circularizações também são essenciais.
segue um link de leitura recomendada
Vejam está postagem> > > > Boas Práticas no Contas a Receber
Métricas do Contas a Pagar / Contas a Receber e Estoques
5- Imobilizados
Os imobilizados devem estar conciliados.
Controles físico devem assegurar que estoques estejam reportados corretamente nos centros de custos devidos.
Extravios, perdas de Imobilizados são demonstrações de fraquezas nos controles e não devem ocorrer.
Vejam o CPC referente aos estoques que estabelece como forma de valorização
O Link abaixo complementa esta postagem
Controladoria - Boas Práticas nos Ativos Fixos.
Controladoria - Boas Práticas nos Ativos Fixos.
Outras contas do Ativo precisam ser monitoradas e analisadas
Um exemplo diz respeito a Ativos Intangíveis e outro exemplo são os Créditos de Impostos não utilizados. Cada uma dessas contas estratégias e tratamentos específicos.
7- Fornecedores ( Contas a Pagar )
Fornecedores são contrapartida de muitas contas mas principalmente dos estoques e despesas.
É importante que esse grupo esteja contabilizado e que os valores pendentes na virada do ano, sejam reconciliados.
Nos casos mais relevantes deve ser efetuada uma circularização, que implica em confirmar com o fornecedor a existência da conta a pagar reportada.
Valores em moeda estrangeira deverão ser atualizados e o aumento o diminuição por conta do câmbio irá ser refletido em conta de variação cambial.
– Os prazos de pagamento das contas a pagar devem ser os maiores possíveis desde que não incorram em altos custos financeiros. Ao desenvolver um novo fornecedor deve-se obter a mais longa condição de pagamento.
- Deve-se obter o menor custo financeiro, negociar prazos curtos de pagamentos para não pagar custos financeiros a fornecedores não é aceitável, custos financeiros inevitáveis devem ser aceitos e repassados aos preços de venda dos produtos
Contribuem para a melhoria dos níveis do Contas a Pagar:
1- não usar condições de pagamentos curtas para reduzir preços de compra;
2- conferir o tempo ocorrido entre a data de emissão da fatura e a data de recebimento do produto e avaliar se o prazo decorrido está dentro da normalidade, os dias de atrasos das entregas devem resultar em prorrogações das títulos a pagar;
3- Obter prazos de pagamento a fornecedores mais dilatados possível.
8- Provisões
- Esse grupo de Contas deverá analisado com muito critério e provisões necessárias deverão ser formadas.
- Provisões trabalhistas como Ferias e 13.o Salário que deverão estar reconhecidas segundo o regime de competência.
- Existem também uma serie de custos e despesas que devem ser provisionados sempre que a documentação oficial desses itens ainda não tiverem sido recebidos. São valores cuja observação do regime de competência requer que se provisionem diversos itens.
Principais elementos que devem ser provisionados para que o Regime de Competência seja observado .
Provisões para Contingências.
Existem uma serie de Contingencias que devem ser avaliadas uma a uma e no caso de serem classificadas por advogados como de Provável ocorrência, devem ser provisionadas em 100% do valor no momento em que forem identificadas.
Quais são as contingências a analisar para provisionar ou não?
- Reclamações trabalhistas;
- Outros processos discutidos em juízo que possam gerar perdas futuras.
- Multas sendo discutidas na esfera administrativa
- Obrigações diversas garantidas por contrato ou por praticas suportadas por jurisprudência existente.
Existem empresas que provisionam indenizações com representantes. Já outras empresas não fazem nenhuma provisão.
Recomendo que discutam com suas auditorias eventuais necessidades de efetuarem provisões.
9- Revisão Tributária
Considero que a auditoria usual contratada não seja suficiente devendo as empresas contratarem especialista tributário para fazer uma revisão sobre as práticas tributárias e validar ou propor as correções devidas.
Além de uma boa revisão Tributária empresas precisam fazer uma avaliação detalhada a fim de escolher se vai operar no regime de Lucro Real ou Lucro Presumido. Essa é apenas uma das formas de Planejamento Tributário. Consultar especialistas é altamente recomendado.
10- Reconhecimento das Receitas
As normas contábeis consideram que as Receitas podem ser reconhecidas quando há a transmissão da posse das Mercadorias Vendidas.
É necessário muito cuidado pois é prática frequente que as empresas faturem mercadorias nos últimos dias do ano e não entreguem essas mercadorias dentro do ano. Ou até mesmo para reportar fechamentos mensais é necessário que as mercadorias faturadas sejam entregues de preferência dentro do mês.
Para reconhecimento da venda há exigência diferente de Vendas FOB ou CIF. Enquanto na venda FOB a transferência da posse ocorre com a retirado do produto pela transportadora do comprador, a venda CIF somente se concretiza com a entrega e recebimento no depósito do cliente.
É importante consultar a auditoria externa e estudar o que diz a norma contábil aplicável. Destaco minha postagem abaixo:
IFRS 15 - Nova sistemática de reconhecimentos de Receitas.
11- Custos e Despesas
O Regime de Competência deve ser assegurado.
Gastos com Fretes e Comissões sobre vendas são contas em que muitas empresas acabam praticando erroneamente o regime de Caixa.
Deve-se levantar todas as Vendas cujos serviços de fretes e comissões não tenham sido contabilizados. Os valores identificados devem ser provisionados. A não observância desse procedimento deixa seu fechamento errado.
Diversas despesas podem ter as notas ou contas recebidas somente no mês seguinte. mas é importante que gastos como energia elétrica e de água sejam provisionados de forma a assegurar o regime de competência.
Custos e Despesas devem ser comparados com períodos anteriores e valores planejado e eventuais desvios devem ser justificados
A Gestão de Custos deve ser detalhada por demonstrativos comparando valores teóricos e reais demonstrados comparativamente. Cada tipo de negócio irá requerer um sistema de controle próprio.
Já o controle de Despesas deve ocorrer por centro de custos e por tipo de despesa. Valores reais devem ser comparados com ano anterior e planejamento. Desvios devem ser justificados.
Relatórios Financeiros bem elaborados mostrarão os dados relativos a Custos e Despesas
Vejam > > > >
A Controladoria e os Relatórios Financeiros
Deixei esse grupo separado dos estoques por se tratar de item onde encontramos grandes divergências frequentes. Empresas que mantêm estoques em poder de terceiros tem obrigação de contabilizá-los corretamente e de confirmar que os valores reportados correspondem rigidamente à realidade.
13- Outro itens em poder de terceiros
Itens como Moldes, Modelos, Itens em consignação e até ativos diversos da empresa em poder de funcionários deve ser amplamente analisados de forma a assegurar que os dados contabilizados estejam corretos.
Fonte://https://consultoriapalestras.blogspot.com/2018/12/procedimentos-para-encerramento-de.html
Esses são alguns dos tópicos que exploramos de forma Introdutória
Nos nossos Cursos e Palestras entramos em algumas análises com maior profundidade.
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